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Durante mis vacaciones, tuve la oportunidad de conocer a un director de recursos humanos de una empresa canadiense, cuya historia reveló un intrigante desafío que enfrentó en el año 2023: la procrastinación.

Mientras estabámos compartiendo anécdotas, el director compartió cómo este fenómeno se había infiltrado silenciosamente en cada rincón de la empresa, pasando desapercibido hasta finales de ese mismo año. Según su relato, los jefes de área comenzaron a notar que numerosas tareas no se cumplían en los plazos esperados, lo que estaba generando un inquietante desequilibrio en el rendimiento de los equipos.

La conversación entre ellos se tornaba cada vez más preocupada, pues intentaban comprender las razones detrás de este descenso en la productividad.Con el tiempo, les fuerón surgiendo revelaciones sorprendentes. La procrastinación, esa artimaña sutil pero poderosa, se había apoderado de las mentes de los empleados. Los plazos se extendían, las tareas se posponían y el impulso se desvanecía en una neblina de indecisión.

Sin embargo, Peter, el director de recursos humanos, no se resignó ante este desafío y lo primero que hizo es comprender las causas, investigó las razones detrás de la procrastinación de cada colaborador. Con esto descubrió que había una falta de claridad sobre las tareas, sobre todo en puestos más operativos, y en los puestos más estratégicos era que a los colaboradores les abrumaba la carga de trabajo, entre otros factores.

Una vez que se identificaron las causas subyacentes, se abordó el desafío e implementaron el plan de las 4 acciones clave destinadas a erradicar al enemigo silencioso conocido como procrastinación.

Para comenzar, se optó por establecer metas claras y realistas utilizando la metodología SMART, lo que implica definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y manteniendo un tiempo determinado. Esta estrategia brindó una hoja de ruta clara y precisa para guiar el progreso y mantener a los colaboradores enfocados en sus objetivos.

Además, se alentó a los colaboradores a desglosar las tareas en pasos más pequeños y manejables, lo que les permitió enfrentarse a las responsabilidades de manera más gradual y efectiva. Esta práctica redujo la sensación abrumadora y aumentó la sensación de logro a medida que cada paso se completaba con éxito.

Asimismo, en lugar de establecer un único plazo final para las tareas, se optó por establecer plazos intermedios para los hitos importantes. Estos plazos proporcionaron puntos de referencia claros y concretos para evaluar el progreso y evitar la procrastinación de última hora.

Finalmente, se implementaron revisiones regulares del progreso, se les compartió el avance a los compañeros de equipo y se fomentaron asociaciones de responsabilidad mutua. La procrastinación no es Pereza, si algo no te gusta lo evitas.